Behandling av personopplysninger
Når du er i kontakt med oss som pasient, eller på annen måte, må vi behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør det og hvilke rettigheter du har.
Fylkesdirektøren i Vestfold fylkeskommune har det overordnede ansvaret for hvordan vi behandler personopplysninger i tannhelsetjenesten.
Seksjonsleder for tannhelse Torbjørn Øygard representerer fylkesdirektøren på dette området. Se kontaktinformasjon:
Adresse:
Vestfold fylkeskommune v/seksjonsleder Torbjørn Øygard
Postboks 1213 Trudvang
3105 Tønsberg
E-post: torbjorn.oygard@vestfoldfylke.no
Telefon: 33 34 40 00
Organisasjonsnr.: 929 882 385
Hvorfor og hvilke personopplysninger samles inn?
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg:
1. Journalføring: Når vi undersøker og behandler deg, oppretter vi journal i vårt elektroniske journalsystem. Behandlingen av personopplysningene skjer i henhold til en lovpålagt dokumentasjonsplikt jf. helsepersonelloven, pasientjournalloven og pasient- og brukerrettighetsloven.
2. Henting av personalia: For alle i fylket fra 0 til og med 28 år, og for voksne med aktivt pasientforhold, kan vi hente navn, fødselsnummer, adresse og andre nødvendige opplysninger fra Folkeregisteret via Persontjenesten, jf. pasientjournalloven § 21. Aldersgruppen 0 til og med 28 år har lovfestet rett til tannhelsetjenester etter tannhelsetjenesteloven, og dette gir oss hjemmel til å hente opplysningene. Dette sikrer at vi har riktige opplysninger.
3. Kontaktopplysinger fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR): Dersom du ikke har oppgitt mobilnummer direkte til oss, kan vi hente dette fra KRR. Dette gjelder kun dersom du ikke har reservert deg mot digital kommunikasjon fra offentlige virksomheter. Du kan lese mer om det og reservere deg ved å klikke her: Kontakt-og reservasjonsregisteret.
4. Varsling om timeavtaler: Vi sender SMS-varsler for å tildele, bekrefte eller minne om timer. For pasienter med lovfestet rett skjer dette som en del av vår offentlige oppgave (GDPR art. 6 nr. 1 e). For voksne som selv velger å bruke oss, skjer dette som en del av avtalen om behandling (GDPR art. 6 nr. 1 b). Du kan når som helst reservere deg mot SMS-varsler ved å kontakte oss. Da vil du få innkalling per post, men ingen påminnelser.
5. Ankomstregistrering: Vi tilbyr frivillig, selvbetjent ankomstregistrering på flere av våre tannklinikker. Når du registrerer deg, brukes navn og fødselsdato for å finne timen din og registrere oppmøte i pasientjournalen. Opplysningene hentes fra deg og eksisterende time. Formålet er å tilby en enkel og digital løsning for selvbetjent innsjekk. Dette for å sikre bedre køhåndtering og unødig ventetid i resepsjonen. Ordningen er frivillig og samtykkebasert (GDPR art.6 nr 1 a).
6. Videokonsultasjoner: Dersom du avtaler videokonsultasjon med en behandler hos oss istedenfor fysisk oppmøte, behandles personopplysninger via videoløsningen Join fra Norsk helsenett. Du får informasjon om hvordan du kobler deg opp på SMS. Samtalen foregår i et passordbeskyttet rom og lagres ikke.
7. Klagebehandling i tannhelsetjenesten: Når du sender inn en klage til oss, behandler vi personopplysningene dine for å kunne vurdere og behandle klagen. Klagen, vedtaket og andre dokumenter i klagesaken blir arkivert. Vi arkiverer etter arkivloven.
Vi kan dele personopplysninger med andre offentlige organer når det er nødvendig for å behandle klagen eller følge lovpålagte oppgaver. Det bkan f.eks gjelde Norsk pasientskaderstatning og Statsforvalteren.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er at den er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens inetersse eller utøve offentlig myndighet, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e og tannhelsetjenesteloven § 2-3. Der behandlingen bygger på samtykke, er det rettslige grunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.
Hvis klagen inneholder helseopplysinger, behandler vi disse etter reglene for særlige kategorier av personopplysninger, jf. GDPR artikkel 9.
8. Informasjonskapsler: Vi bruker cookies på nettsiden for å analysere trafikk og forbedre brukeropplevelsen. Les mer her: Personvern på nettstedet/informasjonskapsler.
9. Rapportering til kommunalt pasient- og brukerregister (KPR): Tannhelsetjenesten rapporterer opplysninger til kommunalt pasient- og brukerregister (KPR), som forvaltes av Folkehelseinstituttet (FHI). Rapporteringen skjer automatisk fra journalsystemet vårt.
Opplysningene som sendes til KPR omfatter bl.a. kliniske data som prosedyrer og diagnoser, tidspunkt for konsultasjon, pasientens kjønn og alder, samt kode for klinikk og helsepersonell.
Formålet med rapporteringen er å gi bedre kunnskap og statistikk om tannhelsen i Norge. Opplysingene styrker også grunnlaget for forskning, planlegging og kvalitetsarbeid, og bidra til bedre styring og finansiering av tjenestene.
Det rettslige grunnlaget for rapporteringen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e, behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som Folkehelseinstituttet er pålagt. Fordi opplysningene også omfatter helseopplysninger, gjelder i tillegg GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav g, samt Helseregisterloven § 11 og forskrift om kommunalt pasient- og brukerregister § 1-1.
Du har egne rettigheter knyttet til opplysningene i KPR, bl.a. rett til innsyn, rett til retting og rett til å reservere deg mot enkelte former for bruk. Du finner fullstendig informasjon om dette på FHI sine nettsider om personvern i KPR.
Taushetsplikt
Alle ansatte i tannhelsetjenesten har taushetsplikt. Det er hovedsakelig kun tannhelsepersonell som gir eller administrerer tannhelsehjelp som har tilgang til pasientjournalen din. Enkelte andre ansatte har begrenset tilgang for å kunne utføre nødvendige administrative oppgaver. Eksempler på slike oppgaver er regnskapsføring og IT-drift. Disse ansatte har gjennomgått opplæring og har også taushetsplikt.
Utlevering av personopplysninger til andre
Vi har taushetsplikt om helseopplysninger og andre personlige opplysninger. Vi gir ikke personopplysningene dine videre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for utlevering.
Vi kan dele opplysinger når det er nødvendig for å gi deg helsehjelp. Eksempler kan være ved henvisning til spesialistbehandling eller samarbeid med annet helsepersonell, jf. helsepersonelloven § 25. Vi kan også dele opplysninger når du har samtykket til det, jf. helsepersonelloven § 22.
I noen tilfeller har vi plikt til å dele opplysinger. For eksempel opplysinger til Statens helsetilsyn eller Statsforvalteren, jf. helsepersonelloven § 30. Det kan også gjelde ved varsling til politi eller brannvesen ved behov for å avverge alvorlig skade på person eller eiendom, jf. helsepersonelloven § 31.
Når vilkårene for meldeplikt er oppfylt har vi plikt til å melde fra til barnevernstjenesten, jf. helsepersonelloven § 33 og barnevernsloven § 13-2. Vi har også plikt til å gi opplysinger etter pålegg fra barnevernet, jf. barnevernsloven § 13-4.
Vi kan dele nødvendige opplysninger når det trengs for å behandle refusjonskrav fra helfo, pasientskadesaker, klager eller andre tilfeller der loven krever eller gir adgang til deling.
Vi rapporterer lovpålagt til kommunalt pasient- og brukerregister (KPR) hos Folkehelseinstituttet, som nevnt over. Du finner mer informasjon om dette på FHI sine nettsider om personvern i KPR.
Vi benytter oss i enkelte tilfeller av databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Dette kan for eksempel være leverandør for SMS-varsling, journalleverandør og andre digitale løsninger. I slike tilfeller har vi inngått databehandleravtaler med leverandørene for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen og for å sikre at de behandler personopplysinger i tråd med regelverket.
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
Hvordan oppbevares dataene?
Din elektroniske pasientjournal blir lagret lokalt hos oss og er beskyttet bak sikre brannmurer.
Lagringstid
Helseopplysninger oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Hvis ikke opplysningene deretter skal bevares etter arkivloven, bevaringsforskrifta eller annen lovgivning, skal de slettes, jf. pasientjournalloven § 25. Se også helsepersonelloven § 43 og journalforskriften § 14.
Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg, slettes når avtalen og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Dette gjøres med mindre det er særregler i helselovgivningen, for eksempel ved oppbevaring av pasientjournal.
Pasienter har rett til innsyn i journalen sin og kan be om sletting av opplysninger. I tilfeller der lovgivningen krever fortsatt oppbevaring, vil sletting imidlertidig ikke kunne gjennomføres.
Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Pasienter har rett til å kreve innsyn eller kopi av journal, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1. Det er særregler for retting eller endring av pasientjournal i helsepersonelloven §§ 42-44, jf. journalforskriften § 14 mv.
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan be om at personopplysningene dine blir utlevert på klinikken eller tilsendt per post. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no
For å ta i bruk dine rettigheter kan du kontakte tannklinikken din eller bruke kontaktopplysningene på denne siden. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte oss.
Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.
Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider:
Hvordan klage til Datatilsynet? | Datatilsynet
Har du har spørsmål om behandling av personopplysningene dine, kan du sende e-post til Personvernombudet.
Endringer
Endringer av våre tjenester eller i regelverket om behandling av personopplysninger kan medføre forandring i informasjonen du er gitt. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.
Oppdatert: 28.09.2026 kl.15:08